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Nosotros gestionamos el resto.
Software de gestión para academias de danza, música, idiomas, artes marciales y extraescolares. Todo en uno.
Cobra a tiempo, llena grupos y olvida el papeleo. PortalSocios centraliza alumnos, matrículas, cobros y comunicación con familias desde un solo lugar.
- ✔ Cobro automatizado: cuotas mensuales, matrículas y pagos online con Stripe o domiciliación SEPA
- ✔ Control de asistencia por grupos, niveles y monitores — con registro de faltas por alumno
- ✔ App para familias en el móvil sin instalar nada — pagan, consultan y reciben avisos al instante
- ✔ Gestión de morosos con etiquetas automáticas y comunicación masiva sin esfuerzo manual
Usado por academias de danza, escuelas de música, centros de idiomas, clubes de artes marciales y asociaciones deportivas en España y México.
Configuración asistida · Sin permanencia · Desde 32 €/mes
¿Cómo prefieres verlo?
Respuesta el mismo día · Te ayudamos a configurarlo · Empieza solo con alumnos y cuotas
PortalSocios es un software de gestión para academias que centraliza alumnos, matrículas, cuotas, asistencia y comunicación con familias desde un solo lugar. Válido para academias de danza, música, idiomas, artes marciales, teatro, extraescolares y centros de actividades privados.
Más de 10.000 personas utilizan Portal Socios
Gestión de cobros e impagos | RGPD | Comunicación | Actividades | Elecciones | Tienda | Organización de eventos
Los problemas reales en la gestión de una academia
Muchas academias de danza, música, idiomas y artes marciales siguen gestionando alumnos y cuotas con Excel, transferencias manuales o herramientas dispersas que dependen de una sola persona.
- Perseguir el pago de cuotas mensualmente familia por familia.
- Listas de alumnos desactualizadas o repartidas entre hojas de cálculo.
- Comunicación con familias por WhatsApp, email y notas en papel a la vez.
- Control de asistencia manual que nadie cruza con los cobros.
- Venta de material, uniformes o bonos gestionada fuera del sistema.
Un software de gestión para academias permite automatizar estas tareas y garantizar el funcionamiento del centro independientemente de quién lleve la administración.
Software de gestión para academias todo en uno
PortalSocios es una plataforma diseñada para digitalizar la gestión de academias de danza, música, idiomas, artes marciales y extraescolares. Permite administrar alumnos, cuotas, asistencia, actividades y comunicación con familias desde un solo sistema.
- Gestión de alumnos centralizada y siempre actualizada.
- Cobros automáticos y control de impagos sin perseguir a ninguna familia.
- Control de asistencia por grupo y actividad en tiempo real.
- Comunicación centralizada con todas las familias desde un solo lugar.
- Venta de material, uniformes y bonos integrada en el mismo sistema.
Funciones del software de gestión para academias
Gestión de alumnos
Base de datos centralizada de alumnos y familias siempre actualizada, con historial completo por alumno.
Cobro automático de cuotas
Automatiza recibos y pagos recurrentes sin perseguir a ninguna familia mes a mes.
Comunicación con familias
Envía avisos, circulares y novedades a todas las familias desde un solo lugar, sin WhatsApp ni papel.
Control de asistencia
Pase de lista digital por grupo y actividad, con historial de faltas por alumno en tiempo real.
Actividades y grupos
Organiza grupos, horarios y clases con matriculación online y control de plazas por actividad.
Tienda integrada
Vende uniformes, material y bonos de sesiones directamente desde el portal de familias.
Un sistema que se adapta a cada tipo de academia
Cada academia tiene su forma de organizarse. PortalSocios se adapta a la realidad de tu centro, sea cual sea su actividad.
Academias de música
Gestiona alumnos por instrumento y nivel, controla asistencia a clases individuales y grupales y automatiza cobros mensuales sin intervención manual.
Academias de danza
Matriculaciones por estilo y grupo de edad, control de plazas, venta de uniformes desde la tienda integrada y recordatorios automáticos de actuaciones y eventos.
Academias de artes
Gestiona grupos por disciplina, controla asistencia y vende materiales y talleres puntuales desde la tienda integrada sin herramientas externas.
Academias de idiomas
Grupos por nivel y horario, historial de clases por alumno, comunicados segmentados por grupo y gestión de matrículas de nuevas temporadas sin papel.
Academias de artes marciales
Gestiona alumnos por cinturón y categoría, controla asistencia a entrenamientos, vende equipamiento desde la tienda y automatiza cobros mensuales sin esfuerzo.
Extraescolares y actividades complementarias
Matriculaciones online con pago integrado, control de plazas por actividad, listas de espera automáticas y gestión de múltiples actividades desde un único panel.
No importa el tipo de academia: el problema suele ser el mismo.
PortalSocios se adapta a cómo funciona tu centro, no al revés.
Mi academia
Alumno / FamiliaZona privada para alumnos y familias
Cada familia con su espacio.
Menos WhatsApp. Menos errores. Más tranquilidad.
Acceden desde el móvil o el ordenador, sin instalar nada. Ven sus cuotas, consultan horarios y actividades, revisan la asistencia y compran material desde un solo lugar.
Carnet digital (QR)
Siempre disponible en el móvil.
Cuotas y pagos
Consultan pagos pendientes y pagan en segundos.
Actividades y horarios
Consultan grupos, horarios y clases.
Control de asistencia
Las familias ven el historial de asistencia de sus hijos.
Tienda online
Compran uniformes, material y bonos sin salir de la app.
Comunicados
Toda la información importante, clara y ordenada.
Funciona como una app, sin descargar nada
Se abre desde el móvil o el ordenador y las familias acceden en segundos. Sin instalaciones, sin stores y sin complicaciones.
Gestionar una academia con Excel vs software
La mayoría de academias empiezan con Excel y WhatsApp. El problema llega cuando la academia crece o cambia quien lleva la administración.
| Excel / Google Sheets | PortalSocios |
|---|---|
| Lista de alumnos desactualizada o repartida entre archivos | Base de datos de alumnos centralizada y siempre actualizada |
| Cuotas cobradas por transferencia o en mano familia por familia | Cobros automáticos y control de impagos sin perseguir a nadie |
| Comunicación con familias por WhatsApp, email y papel a la vez | Comunicación centralizada con todas las familias desde un solo lugar |
| Control de asistencia en papel que nadie cruza con los cobros | Pase de lista digital por grupo con historial por alumno en tiempo real |
| Matriculaciones a clases gestionadas a mano o por mensaje | Matriculaciones online con pago integrado y control de plazas |
| Venta de uniformes y material gestionada fuera del sistema | Tienda integrada para uniformes, material y bonos de sesiones |
| Consultas de familias por teléfono o mensaje privado | Portal privado donde cada familia consulta todo sin llamar |
| Todo en manos de una sola persona que gestiona la academia | Accesos por roles, continuidad aunque cambie quien administra |
Excel no falla. Falla cuando cambia quien lleva la academia y nadie sabe dónde están los datos.
PortalSocios sustituye el Excel desde el primer alumno.
¿Quieres ver cómo funcionaría en tu academia?
Sin compromiso. Te explicamos en 20 minutos si PortalSocios encaja con la forma de gestionar tu centro.
Preguntas frecuentes sobre software de gestión para academias
Resolvemos las dudas más habituales antes de empezar.
¿Qué es un software de gestión para academias?
Un software de gestión para academias es una plataforma digital que centraliza alumnos, cuotas, asistencia, actividades y comunicación con familias en un único sistema. Sustituye el uso de Excel, WhatsApp y herramientas dispersas, y garantiza el funcionamiento del centro aunque cambie quien lleva la administración.
¿Sirve PortalSocios para academias de danza, música, idiomas y artes marciales?
Sí. PortalSocios está adaptado para cualquier tipo de academia: danza, música, artes plásticas, idiomas, artes marciales, extraescolares y centros de actividades privados. El sistema se configura según el tipo de centro, sus grupos y su forma de cobrar.
¿Cómo cobrar las cuotas mensuales de una academia?
PortalSocios automatiza el cobro de cuotas mensuales o por periodo. El sistema genera los recibos, registra los pagos y detecta impagos automáticamente, sin que nadie tenga que perseguir familias de forma manual mes a mes.
¿Cómo gestionar la asistencia de los alumnos?
Con PortalSocios puedes hacer pase de lista digital por grupo y actividad. El sistema registra las faltas por alumno y mantiene el historial accesible desde el panel del gestor, sin papeles ni hojas de cálculo.
¿Las familias tienen que instalar una app?
No. Las familias acceden desde el móvil o el ordenador sin instalar nada. PortalSocios funciona como una PWA: se añade a la pantalla de inicio del móvil y funciona como una app sin ocupar espacio ni requerir descargas en ninguna tienda.
¿Pueden las familias ver la asistencia y pagar cuotas desde el móvil?
Sí. Cada familia dispone de un área privada donde puede consultar el historial de asistencia de sus hijos, ver cuotas pendientes y pagar en segundos con tarjeta o domiciliación, sin llamar ni enviar mensajes.
¿Se pueden vender uniformes y material desde el sistema?
Sí. PortalSocios incluye una tienda integrada donde las familias pueden comprar uniformes, material y bonos de sesiones directamente desde su área privada, sin gestionar pedidos por separado ni cobros en efectivo.
¿Qué pasa con los datos si cambia quien gestiona la academia?
Toda la información queda centralizada en el sistema. Cuando cambia el responsable de administración, accede con sus propias credenciales y encuentra alumnos, cuotas, asistencia e historial completo, sin pérdida de datos ni dependencia de personas concretas.
¿PortalSocios sirve para academias pequeñas?
Sí. El sistema está pensado para centros de cualquier tamaño. Puedes empezar gestionando únicamente alumnos y cuotas y activar módulos como tienda, comunicación o control de asistencia cuando la academia lo necesite. Sin permanencia y con configuración asistida.
¿Sirve PortalSocios para un profesor con muchos alumnos?
Sí. Muchos profesores autónomos usan PortalSocios para dejar de gestionar cobros, asistencia y comunicación a mano. Si tienes 30, 50 o 100 alumnos repartidos en grupos y horarios distintos, el sistema te permite controlarlo todo desde un solo lugar sin necesitar personal administrativo. Puedes empezar solo con alumnos y cuotas y crecer a tu ritmo.
¿Cuánto cuesta PortalSocios para una academia?
PortalSocios tiene planes desde 32€ al mes. No hay permanencia y la configuración es asistida. Solo se aplica una comisión del 3% sobre los pagos online procesados; los cobros por banco, efectivo o domiciliación directa no tienen comisión adicional.
¿PortalSocios cumple con el RGPD?
Sí. PortalSocios está diseñado para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos. Los datos de alumnos y familias se almacenan de forma segura, con accesos por roles y sin compartir información con terceros no autorizados.
PortalSocios es un software de gestión para academias diseñado para facilitar la administración de alumnos, cuotas, asistencia y comunicación con familias.
Academias de danza, música, idiomas, artes marciales, extraescolares y profesores autónomos con muchos alumnos utilizan la plataforma para digitalizar su gestión y garantizar la continuidad aunque cambie quien administra el centro.
Soporte 24/7 disponible por chat, email o teléfono.
Nuestra misión
PortalSocios no sustituye personas. Les quita carga.
Portal Socios especializado tanto un software gestion asociaciones, como un software club deportivo, Ampa, Apima, AFA, y gestión de Centros culturales, Colegios y organizaciones que centraliza socios, pagos, comunicaciones y administración en un solo lugar. Optimiza la gestión diaria, y con automatizaciones ahorra tiempo y mejora la relación con los socios mediante una solución digital sencilla, segura y eficiente, actualmente el portal de socios está operando en España, México y Argentina, si eres de otra nacionalidad hablamos...